Проверка потенциальных контрагентов хотя и не закреплена законодательным образом, все же является необходимостью для успешного существования бизнеса в современных реалиях. Вот почему необходимо формирование архива. Досье контрагента составляется на основе различных данных, поученная информация анализируется и сверяется.

Какие документы необходимо запросить у контрагента:

• Выписка из ЕГРЮЛ действующая, полученная в течение текущего месяца.
• Свидетельство о постановке на учет в налоговых органах.
• Свидетельство о регистрации в госорганах (ОГРН).
• Лицензии на осуществляемую деятельность.

Все эти бумаги предоставляются в копиях за подписью руководства и с печатью.

В некоторых случаях запрашивается отчетность по бухгалтерии и налогообложению, а также паспортные данные руководителей, но другая сторона вправе отказать в предоставлении данных, несмотря на то, что такая реакция может негативно сказаться на деловых переговорах.

Постепенно составляется досье на контрагента, оформление которого имеет вид стандартной папки с разбивкой по каждому отдельному партнеру. Как и налоговая отчетность эти данные хранятся до пяти лет.

Если после официального письменного запроса информации о себе контрагент не ответил (а такой обязанности у него нет), в досье будет находиться бумага, подтверждающая данный факт.

Как сформировать досье контрагента?

Основные сведения можно проверить, используя специальные сервисы на сайте ФНС.

Но подробное досье должно включать в себя переписку, протоколы общих совещаний, любые контракты и дополнительные соглашения и прочую документацию, включая различные отчеты, сметы, проекты. Сюда же подшиваются распечатанные законодательные акты, статьи по важным рабочим темам. Задача специалиста – правильно отобрать и проанализировать информацию, используя только действительно важные и полезные сведения.

Личное дело контрагента находится в одном из структурных подразделений фирмы и передается в архив после того, как будет закрыто.

Экономическая безопасность предприятия

Московский экспертный центр осуществляет комплексную защиту вашего бизнеса на аутсорсинге. Одним из направлений нашей работы является создание архива с детальными материалами о благонадёжности контрагентов. Принятые комплексные меры позволяют компании избежать финансовых убытков, проблем со стороны налоговой инспекции, а также отстоять свою репутацию.